Облік даних про трудову діяльність працівників сьогодні здійснюється як у паперовому, так і в електронному форматі. Доступ до електронної трудової книжки можливий на вебпорталі Пенсійного фонду України.

Тут відображається інформація про всі трудові відносини працівника з 1998 року за даними звітних відомостей роботодавця. Натомість дані про трудову діяльність до 1998 року потрібно внести у вигляді сканованих копій засвідчених кваліфікованим електронним підписом. Зробити це можуть як роботодавці, так і працівники.

❓Отже, як правильно подавати скан-копії трудової книжки❓

✅Для самостійного подання:
◾ зайти в персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
◾ обрати меню «Надання скан-копій трудової книжки»;
◾ додати скановані файли та відправити до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

✅Для подання роботодавцем:
☑ зайти в «Кабінет страхувальника» на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
☑ обрати меню «Надання скан-копій трудової книжки»;
☑ заповнити дані про працівника;
☑ додати скан-копії трудової книжки та згоди на обробку персональних даних з підписом працівника;
☑ відправити скановані файли до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

✅Вимоги до скан-копій:
🔘 скан-копія повинна бути кольорова;
🔘 необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
🔘 скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи-рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
🔘 формат зображення має бути jpg або pdf;
🔘 розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.